研發專案經理 (RD PM) 與行政助理
研發部門收到廠商簽回的中英文合約，需要啟動內部請款與歸檔程序時
使用情境
關於
這份「合約報帳流程」心智圖模板專為研發部門（R&D）與財務行政人員設計，旨在標準化中英文合約的報銷與建檔作業。本模板涵蓋了從取得「合約編號」到 ERP 系統登錄的完整生命週期，共包含 13 個關鍵節點，詳細規範了紙本資料的保存位置（如 Daryl office 18號櫃子）以及與財務窗口（如 Ellen 或 Cathy）的對接要點。透過此「合約報帳流程 範本」，使用者可以清晰掌握「Clinical studies」與「RD cashflow」兩大核心類別的處理邏輯，確保每一筆「應付憑單」與「發票/收據」都能準確對應至正確的會計科目，有效提升企業內部控管的合規性與效率。
使用條款何時使用此範本
財務會計人員與部門主管
月底進行財務結算，需要確認「RD cashflow」與 ERP 系統資料是否一致時
新進研發人員或行政人員
新進人員入職，需要快速熟悉公司合約管理與報銷系統的操作規範時
如何使用此範本
步驟 1
下載並開啟範本
在 Xmind 中開啟「合約報帳流程.xmind」檔案，作為您建立標準作業程序 (SOP) 的基礎藍圖。
步驟 2
自定義財務窗口
根據您公司的實際編制，修改模板中如「Ellen」或「Cathy」等聯絡人節點，替換為對應的財務負責人。
步驟 3
標註存放位置
編輯「R&D合約紙本保存」節點，輸入您辦公室實際的櫃位編號或檔案夾名稱，確保實體文件可追蹤。
常見問題
本模板涵蓋合約建檔、紙本資料準備（如應付憑單與發票）、ERP 系統登錄、通知相關人員付款進度，以及最終的紙本與電子檔案歸檔流程，是一個全方位的報帳指南。
針對臨床試驗，需在 ERP 系統中註明「憑證單號」與「預計付款日期」，並留意是否涉及「代收代付」性質，建議參考模板中的「Tracking code」進行分類。
根據模板規範，必須提供三項核心資料：1. 應付憑單、2. 發票或收據、3. 合約的掃描件（Scanned copy），缺一不可。
模板中特別標註，若對會計科目、部門別或代收代付定義不清楚，應諮詢財務窗口 Ellen，或參考「RD cashflow」中的描述與研究代碼。
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