ARCHIVAGE

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ユースケース

概要

Ce modèle de carte mentale ARCHIVAGE constitue un guide de référence complet pour la gestion documentaire au sein des établissements d'enseignement supérieur. Avec 178 nœuds structurés, il détaille les cycles de vie des documents administratifs, de la phase de « La candidature » à la délivrance des « Les diplômes ». Ce ARCHIVAGE mind map permet de visualiser précisément les Durées d'Utilité Administrative (DUA), comme les 50 ans requis pour les récapitulatifs de situation pédagogique ou les 10 ans pour le « Registre d'inscriptions ». Conçu pour les services de scolarité et les archivistes, ce ARCHIVAGE template facilite la mise en conformité avec les obligations légales de conservation et d'élimination des documents, incluant les procédures spécifiques pour la VAE et les dossiers de césure. Ce ARCHIVAGE cheat sheet est un outil indispensable pour structurer le versement aux archives historiques ou organiser la destruction sécurisée des pièces arrivées à échéance.

archivagedocumentsadministration

利用規約

このテンプレートを使うタイミング

Responsables de scolarité et archivistes

Audit annuel des archives universitaires et préparation des bordereaux d'élimination

Chefs de projet SI Scolarité

Mise en place d'un nouveau système de gestion numérique des dossiers étudiants

Responsables des ressources humaines ou formateurs internes

Formation du personnel administratif aux règles de conservation des documents publics

このテンプレートの使い方

ステップ 1

Ouvrir le fichier dans Xmind

Téléchargez et ouvrez le fichier .xmind pour accéder à la structure complète des 178 nœuds de l'archivage administratif.

ステップ 2

Adapter les durées DUA

Modifiez les valeurs de conservation sous chaque catégorie comme « Les examens » pour correspondre aux règlements spécifiques de votre académie.

ステップ 3

Exporter le plan d'archivage

Utilisez la fonction d'exportation pour transformer votre carte mentale en guide PDF ou en tableau Excel pour vos équipes opérationnelles.

よくある質問

Quelle est la DUA pour les dossiers d'inscription dans ce modèle ?

Selon le modèle, la Durée d'Utilité Administrative (DUA) varie : elle est de 50 ans pour les récapitulatifs de situation administrative et pédagogique, tandis que les attestations d'inscription non retirées ne sont conservées qu'un an.

Comment gérer les documents après leur DUA avec ce template ?

Le modèle utilise les codes standards : la lettre 'D' indique une élimination possible après contrôle pour les documents sans intérêt historique, et la lettre 'T' pour le tri ou le versement aux archives.

Ce modèle ARCHIVAGE inclut-il la gestion des stages ?

Oui, il contient une section dédiée aux « Stages » couvrant les conventions, les attestations, les évaluations et les rapports de stage avec leurs durées de conservation respectives.

Peut-on personnaliser les durées de conservation dans Xmind ?

Absolument. Vous pouvez modifier chaque nœud de DUA pour l'adapter aux spécificités de votre établissement ou aux évolutions législatives directement dans l'interface Xmind.

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