管理部行政人員與 IT 資訊主管
企業建立標準化雲端檔案管理規範與命名準則時
Use cases
About
這份 20210713_雲端資料管理辦法ver1 範本是一套專為企業內部設計的數位資產管理架構，涵蓋了 NAS 資料庫與 Google 協作&外部存取 兩大核心儲存系統。該範本共包含 58 個節點，詳細規範了從「00_BU內部存取」到「02_素材資料庫」的層級化分類邏輯。這份 雲端資料管理辦法 範本 特別強調了檔案編碼邏輯，要求使用「8碼日期+下底線+名稱」的格式（例如：20210731_2020東京奧運金牌紀錄），以確保資料檢索的精確性。透過此 雲端資料管理辦法 cheat sheet，管理部門能有效區分管制資料層與開放存取區，並針對 video素材 存放於 model 資料夾等細節進行標準化管理。
Terms and ConditionsWhen to use this template
專案經理與行銷營運團隊
跨部門專案協作需要統一 Google Drive 存取路徑時
數位資產管理員與多媒體設計師
整理 NAS 伺服器內部的公共資料庫與素材庫架構時
How to use this template
Step 1
匯入並檢視架構
在 Xmind 中開啟 .xmind 檔案，展開「NAS 資料庫」與「Google 協作」兩大主分支以了解現有層級。
Step 2
自定義部門編號
根據貴公司的組織代碼，修改「外部暫存取」下的部門節點名稱，例如將行銷部編號改為貴司慣用代碼。
Step 3
發佈管理規範
利用範本右側的「說明」節點，填入貴司專屬的檔案命名範例與管理窗口聯絡資訊後導出分享。
Frequently asked questions
此範本主要涵蓋兩大系統：NAS 資料庫（用於內部 Public 資料庫與 SHARE 系統上傳）以及 Google 協作&外部存取（用於跨部門協作與外部廠商暫存資料）。
範本內建了嚴格的檔案編碼邏輯，建議採用「YYYYMMDD_檔案名稱」格式，例如「20210731_2020東京奧運金牌紀錄」，這有助於在 Xmind 結構中快速定位歷史檔案。
可以。您可以根據企業組織架構，在「外部暫存取」節點下修改如「#4000_行銷部」或「#5000_S1業務部」等部門編號與名稱，以符合實際行政需求。
根據範本說明，深色分支代表管制資料層。若有增減資料夾的需求，應統一洽詢管理部門，以維持資料庫架構的嚴謹性與安全性。
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